Thời gian này, các địa phương của Quảng Ninh đang tích cực triển khai chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu trữ phục vụ công tác sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, nhất là kết thúc hoạt động chính quyền cấp huyện và thực hiện sáp nhập xã, phường.
Cùng với xây dựng đề án sắp xếp, sáp nhập cấp xã, chuẩn bị các bước chấm dứt hoạt động chính quyền cấp huyện, TP Cẩm Phả đang lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, địa phương tập trung thu thập, chỉnh lý, số hoá tài liệu. Ban Thường vụ Thành ủy, UBND thành phố ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, phường, xã về việc sắp xếp, chỉnh lý, số hóa hồ sơ tài liệu phục vụ lưu trữ và bàn giao tài liệu khi thực hiện mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp.
Văn phòng Thành ủy ký hợp đồng chỉnh lý và số hóa tài liệu; phối hợp với các ban xây dựng Đảng thu tài liệu phục vụ công tác chỉnh lý, lưu trữ từ năm 2020 đến nay và các tài liệu phát sinh khác. Các phòng chuyên môn thuộc UBND thành phố cũng được cấp bổ sung kinh phí, hiện đang tổ chức thực hiện việc chỉnh lý và số hóa tài liệu phục vụ việc bàn giao theo quy định. Các phường, xã tích cực sắp xếp hồ sơ, chỉnh lý văn thư lưu trữ và số hóa tài liệu, nhập danh mục các văn bản chuẩn bị bàn giao theo đúng quy định.
Do khối lượng tài liệu cần số hóa lớn, trong khi thời gian hoạt động cấp huyện còn rất ngắn, các cấp ủy, chính quyền của thành phố ưu tiên nguồn lực, nhân lực để khẩn trương chỉnh lý hồ sơ, số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan Đảng thuộc Thành ủy xong trước ngày 31/5, các cơ quan khối chính quyền thành phố xong trước ngày 15/6, đảm bảo trước khi kết thúc hoạt động cấp huyện và cấp xã trước khi được tổ chức lại.
Tại TP Hạ Long, các cấp ủy, cơ quan, tổ chức, xã, phường nghiêm túc thực hiện chức năng nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan theo quy định; quan tâm thu thập, chỉnh lý, quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức mình. Khi có chỉ đạo của Trung ương về quản lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ tồn đọng của giai đoạn năm 2020 trở về trước và tài liệu hình thành trong hoạt động của nhiệm kỳ 2020-2025. Đến nay, công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu đều đảm bảo tiến độ yêu cầu của Tỉnh uỷ. Trong đó, Thành ủy Hạ Long đã hoàn thành chỉnh lý xong 107m tài liệu, dự kiến đến ngày 10/6 hoàn thành số hóa tài liệu.
Cùng với các địa phương nói trên, ngay khi có kết luận, chỉ đạo của Trung ương về quản lý tài liệu đối với những cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, các địa phương đã nghiêm túc quán triệt, triển khai các chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc trong việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, an toàn, thống nhất nghiệp vụ, đúng quy định, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu… Nhiều địa phương kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
Với sự vào cuộc tích cực, đến nay, công tác chỉnh lý tài liệu được triển khai tại hầu hết các huyện, thành phố và xã, phường, với tổng cộng hàng nghìn m tài liệu được chỉnh lý đúng quy định. Một số địa phương triển khai tích cực, như: Hạ Long, Uông Bí, Cẩm Phả, Vân Đồn, Quảng Yên. Theo thống kê, Thành uỷ Uông Bí hoàn thành xong 190m; Huyện uỷ Vân Đồn hoàn thành xong 73m... Dự kiến đến ngày 20/6 sẽ có thêm Thị uỷ Quảng Yên, Thành uỷ Đông Triều, Thành ủy Móng Cái, Huyện ủy Hải Hà, Huyện ủy Đầm Hà, Huyện ủy Ba Chẽ hoàn thành chỉnh lý tài liệu.
Cùng với chỉnh lý, việc số hóa tài liệu cũng đang được đẩy mạnh. Ngoài thực hiện số hoá tài liệu tại văn thư trong quá trình tiếp nhận, phát hành văn bản, đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời cho việc xử lý, giải quyết các văn bản hình thành trong hoạt động của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức, các địa phương đã chủ động rà soát, thống kê số lượng tài liệu thuộc các phông lưu trữ đang quản lý tại lưu trữ cơ quan cấp uỷ cấp huyện để thực hiện quy trình thủ tục công tác số hoá tài liệu. Dự kiến trong tháng 6, có 4 đơn vị là: Uông Bí, Hạ Long, Cẩm Phả, Bình Liêu cơ bản hoàn thành số hóa đối với khối tài liệu của phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện và tài liệu phông lưu trữ ủy ban kiểm tra. Một số đơn vị đang nỗ lực thực hiện, phấn đấu hoàn thành theo tiến độ.
Dù đạt kết quả tích cực, nhưng khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý, số hóa còn không ít, do gặp nhiều khó khăn về nhân lực, kinh phí và hạ tầng kỹ thuật. Công tác lưu trữ hiện vẫn còn nhiều tồn tại, nhất là tình trạng thiếu cán bộ chuyên trách, cơ sở vật chất lưu trữ xuống cấp và thiếu trang thiết bị phục vụ số hóa. Việc phân loại, giải mật và xử lý tài liệu có nội dung nhạy cảm cũng đặt ra yêu cầu cao về quy trình kỹ thuật và bảo mật. Điều này đòi hỏi các địa phương cần ưu tiên nguồn lực (kinh phí, nhân lực, trang thiết bị, kho lưu trữ…) để khẩn trương chỉnh lý, số hoá tài liệu lưu trữ trước khi kết thúc hoạt động cấp huyện và tổ chức lại hoạt động cấp xã. Trong quá trình thực hiện, các địa phương phải gắn trách nhiệm để tổ chức thực hiện một cách khẩn trương, quyết liệt, nhằm sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, theo đúng tinh thần, thời gian quy định tại Công văn số 64-CV/TW (ngày 10/4/2025) của Ban Bí thư và các chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ đề ra.